使用巨集加快工作速度

您是否有一系列工作要在 Microsoft Office 中不斷重複執行？您知道在Microsoft Office 中可以使用巨集將這些工作自動化嗎？

在本單元將介紹巨集，並說明如何使用一個稱為「巨集錄製」的工具來協助您建立及管理巨集，以加快您的工作速度。

什麼是巨集？

巨集是一組電腦指令，您可以錄製巨集，並將巨集與快速鍵組合或巨集名稱結合，然後，當您按快速鍵組合或按一下巨集名稱時，電腦程式就會執行巨集的指令。這麼做可以用較簡短的動作來取代經常使用的動作，或是一長串的動作，如此便能節省時間。例如，若要在 Microsoft Word 的商務文件中新增文字，不必按許多功能表和按鈕，您可以將這些步驟錄製到巨集中，然後按一下巨集，只要一個步驟就可以新增文字了。

Microsoft Office 可讓您自動化的不只是按鍵，也可以將您在 Office 中執行的大部份動作都自動化。幾乎用Microsoft Office 功能表選項、工具列按鈕，以及在文件編輯環境中執行的任何動作，都可以用巨集將這些動作自動化。

試試看吧！

讓我們來錄製一個簡單的巨集。在這個範例中，假設您的公司需要您將一些標準的法律文字，插入您所建立每一個 Microsoft Word 文件中的特定位置。以下就是在 Word 中用巨集將這個程序自動化的步驟：

請在 Word 的 [工具] 功能表上指向 [巨集]，然後按一下 [錄製新巨集]。
這時會顯示 [錄製巨集] 對話方塊。
在 [巨集名稱] 方塊中輸入巨集1。
在 [儲存巨集於] 方塊中按一下 [所有文件 (Normal.dot)]。
按一下 [確定]。這時會出現 [錄製巨集中] 工具列。
輸入下列文字：ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
在 [巨集錄製中] 工具列上按一下 [停止錄製]。
開啟另一個新的 Word 文件，並在 [工具列] 功能表上指向 [巨集]
然後按一下 [巨集]。這時會顯示 [巨集] 對話方塊。
在 [巨集作用於] 清單中按一下 [Normal.dot (共用範本)]。
在 [巨集名稱] 清單中按一下 [巨集1]，再按 [執行]。您在步驟 6中輸入的文字
[ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ]便會出現在新的文件中。

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